KI-Telefonassistent für den Mittelstand
Dein Team hat
alle Hände voll.
Wir gehen ran.
Wir statten euren Betrieb mit leistungsfähigen KI‑Telefonagenten aus. Sie führen echte Gespräche, beantworten Fragen aus eurem Betriebswissen, buchen Termine und geben jeden Vorgang strukturiert an euer Team – rund um die Uhr.
Auf eure Abläufe eingerichtet. An eure Systeme angebunden. Persönlich betreut.
„Ich möchte meine Heizung warten lassen.“
„Gern. Passt Ihnen Dienstag um 9 Uhr?“
Termin · Adresse · Kontakt im System
Jeder Anruf angenommen
Auch zu Stoßzeiten, nach Feierabend und am Wochenende.
Erledigt statt notiert
Fragen beantwortet, Termine gebucht, Anliegen geklärt.
Sauber im System
Jeder Vorgang landet strukturiert bei eurem Team.
Was ihr bekommt
Jeder Anruf angenommen.
Jedes Anliegen erledigt.
Wir übernehmen die Anrufe, die euch heute aus der Arbeit reißen oder verloren gehen. Ihr bekommt erledigte Vorgänge statt Zettel und Rückrufliste.
Auf der Baustelle
Du stehst auf der Leiter. Das Telefon klingelt zum dritten Mal.
Was euch das kostetWer nicht rangeht, verliert den Auftrag. Der Anrufer wartet nicht auf euren Rückruf, er ruft den nächsten Betrieb an. Schon ein verlorener Auftrag pro Woche mit 2.000 € Wert sind über 100.000 € Umsatz im Jahr.
Wir übernehmen euer Telefon. Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen geklärt und der Termin gebucht, während ihr weiterarbeitet. Euer Büro bekommt einen fertigen Vorgang statt eines Zettels.
Mit euren Anrufen testenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Ich möchte meine Heizung warten lassen. Geht das nächste Woche?
Gern. Ich hätte Dienstag um 9 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr frei. Was passt Ihnen? Dann brauche ich noch Ihren Namen und die Adresse der Anlage.
- Termin im Kalender eingetragen
- Name, Anlagenadresse und Rückrufnummer
- Bestätigung an den Kunden
Direkte Buchung setzt eine Anbindung an euren Kalender voraus. Dringende Anliegen werden nach euren Regeln übergeben, technische Entscheidungen bleiben bei euren Fachkräften.
Am Empfang
Telefon klingelt, Patient will verschieben, Wartezimmer voll.
Was euch das kostetJeder Anruf zieht euer Team vom Patienten weg. Bei 40 Anrufen am Tag à 3 Minuten sind das 2 Stunden Empfangszeit, jeden Tag. Und wer nicht durchkommt, bucht bei der Praxis, die rangeht.
Wir übernehmen die Routine-Anrufe eures Empfangs: Terminwünsche, Absagen, Fragen zu Sprechzeiten. Euer Team ist für die Patienten in der Praxis da.
Mit euren Anrufen testenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Ich kann meinen Termin morgen leider nicht wahrnehmen.
Ich nehme Ihre Nachricht für den Empfang auf. Wie heißen Sie, um welche Uhrzeit ist Ihr Termin und unter welcher Nummer erreichen wir Sie?
- Name und Terminzeit
- Anliegen für den Empfang
- Rückrufnummer für Rückfragen
Direkte Terminänderungen hängen von eurer Praxissoftware ab. Medizinische Fragen gehen an euer Praxisteam.
„Unsere Empfangsdamen waren täglich im Dauerspagat: Telefon klingelt, Patient will einen Termin verschieben, gleichzeitig warten Patienten im Wartezimmer. Seit das System die Terminverwaltung übernimmt, kann sich das Team voll auf die Versorgung vor Ort konzentrieren.“
An der Rezeption
Schlange am Check-in. Und das Telefon klingelt.
Was euch das kostetJeder Anruf, der nicht durchkommt, kann eine Direktbuchung sein. Stattdessen bucht der Gast über ein Portal mit Provision oder gleich woanders.
Wir übernehmen das Telefon eurer Rezeption. Fragen zu Anreise, Frühstück oder Parkplätzen sind sofort beantwortet, Reservierungs- und Sonderwünsche landen vollständig bei euch.
Mit euren Anrufen testenBeispielgespräch · zur Veranschaulichung
Wir reisen am Freitag spät an. Ist ein Check-in nach 22 Uhr möglich?
Ich nehme Ihre Anfrage für die Rezeption auf. Auf welchen Namen läuft Ihre Buchung, wann kommen Sie voraussichtlich an und unter welcher Nummer erreichen wir Sie?
- Buchungsname und Anreisetag
- Voraussichtliche Ankunft
- Kontakt für die Bestätigung
Verbindliche Buchungen und Verfügbarkeiten setzen eine passende Anbindung voraus. Besondere Wünsche bestätigt euer Team.
Rechnet selbst
Was kostet euch
ein verpasster Anruf?
Ein verpasster Anruf ist selten nur ein Anruf. Oft ist es ein Auftrag, der bei der Konkurrenz landet. Setzt eure eigenen Zahlen ein.
Dazu kommt die Zeit, die euer Team heute mit Rückrufen verbringt. Im Erstgespräch schauen wir mit euch auf eure echten Anrufe.
Anrufe nicht mehr verpassenWas eure Telefonagenten leisten
Ein KI-Telefonassistent,
der Vorgänge erledigt.
Eure Agenten führen Gespräche wie eingearbeitete Mitarbeiter: Sie verstehen das Anliegen, fragen gezielt nach und stoßen den nächsten Schritt direkt an.
Erstgespräch buchenGespräche führen
Jeden Anruf sofort annehmen, das Anliegen in natürlicher Sprache verstehen und gezielt nachfragen – auch bei mehreren Anrufen gleichzeitig.
Fragen beantworten
Verlässliche Auskunft aus eurem Betriebswissen – zu Leistungen, Öffnungszeiten oder Anreise, auf Wunsch mit Daten aus euren Systemen.
Termine buchen
Freie Zeiten prüfen und Termine direkt in euren Kalender oder eure Branchensoftware eintragen.
Prozesse anstoßen
Vorgänge im CRM anlegen, Dringendes sofort durchstellen, Aufgaben für euer Team erzeugen. Ihr legt Zuständigkeiten und Grenzen fest.
Mit eurem Wissen.
Von uns eingerichtet.
Ihr kennt euren Betrieb. Wir kümmern uns um Gesprächsabläufe, Anbindungen und die laufende technische Betreuung.
Zusammenarbeit mit klaren Grenzen
Arbeitet selbstständig.
Bleibt unter eurer Kontrolle.
- Ihr bestimmt, wann er übernimmt.
Zum Beispiel bei besetzter Leitung, zu Stoßzeiten oder nach Feierabend.
- Die Übergabe ist klar geregelt.
Wir legen fest, welche Anliegen weitergeleitet werden und wer Rückrufe übernimmt.
- Wir betreuen die Technik persönlich.
Gesprächsqualität prüfen, Informationen aktualisieren, Abläufe anpassen. Kundenfälle übernimmt euer zuständiges Team.
So starten wir
Erst euren Alltag verstehen.
Dann das Telefon übernehmen.
Wir beginnen mit einem klaren Umfang und testen typische Gespräche gemeinsam mit euch.
Kennenlernen
Welche Anrufe kosten euch Zeit? Wir schauen auf typische Anliegen, eure Nummer und eure vorhandenen Systeme.
Einrichten
Ihr legt Antworten und Zuständigkeiten fest. Wir richten den Agenten und die vereinbarten Anbindungen ein.
Gemeinsam testen
Wir spielen eure Alltagssituationen durch und prüfen, ob Angaben und Übergaben stimmen.
Starten & betreuen
Nach eurer Freigabe geht der Agent live. Wir begleiten den Betrieb und passen die Abläufe an.
Ein klarer Leistungsumfang
Ihr wisst, was ihr bekommt.
Und was es kostet.
Nach dem Erstgespräch bekommt ihr ein Angebot passend zu eurem Anrufvolumen, euren Abläufen und den benötigten Anbindungen.
Erstgespräch buchen- 01
Einrichtung
Gesprächsabläufe, Anbindungen und gemeinsame Tests.
- 02
Laufende Betreuung
Technischer Betrieb und vereinbarte Anpassungen.
- 03
Nutzung
Enthaltenes Volumen, Mehrverbrauch und Laufzeit klar im Angebot.
Gut zu wissen
Die Fragen vor
dem ersten Anruf.
KI-Telefonassistent, Telefonservice oder Anrufbeantworter? Zum Vergleich
Mehr als das Telefon automatisieren? KI-Beratung & Umsetzung
Eure Frage ist noch offen?
Erstgespräch buchen
Können wir unsere Telefonnummer behalten?
Wir prüfen die Einrichtung mit eurer bestehenden Telefonanlage. Häufig lässt sich der Agent über eine Rufweiterleitung einbinden – zum Beispiel bei besetzter Leitung, nach einer Wartezeit oder außerhalb eurer Öffnungszeiten.
Muss der Agent alle Anrufe übernehmen?
Nein. Wir legen gemeinsam fest, wann er unterstützt. Ihr könnt mit ausgewählten Zeiten oder Anrufarten anfangen und den Umfang nach den ersten Erfahrungen erweitern.
Kann er Termine direkt buchen?
Das hängt von eurem Kalender, eurer Praxis- oder Hotelsoftware und dem vereinbarten Umfang ab. Eine direkte Buchung richten wir nach Prüfung der Anbindung ein. Andernfalls erhält euer Team einen strukturierten Terminwunsch.
Was passiert bei schwierigen oder dringenden Anliegen?
Wir definieren feste Übergaberegeln: zum zuständigen Mitarbeiter, an euren Bereitschaftskontakt oder als Rückrufaufgabe. Der Agent stellt keine medizinischen Diagnosen und trifft keine eigenständigen technischen Einsatzentscheidungen.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Agent stellt sich als KI-Telefonagent vor. Er spricht mit den Anrufern, fragt fehlende Angaben nach und erklärt den nächsten Schritt. Wir legen gemeinsam fest, wie ein Mensch erreichbar bleibt.
Wie geht ihr mit Gesprächsdaten um?
Vor dem Start klären wir, welche Daten benötigt werden, welche Dienstleister sie verarbeiten, wer Zugriff erhält und wann sie gelöscht werden. Dazu gehören die passenden Vereinbarungen und Hinweise für Anrufer. Für sensible Angaben definieren wir besondere Grenzen.
Was kostet ein KI-Telefonagent?
Ihr bekommt ein Angebot mit klaren Bestandteilen: einmalige Einrichtung, laufende Betreuung und Nutzung. Anrufvolumen, Gesprächsabläufe und benötigte Anbindungen bestimmen den Umfang. Enthaltene Leistungen, Mehrverbrauch und Laufzeit stehen im Angebot.
Wie viel Arbeit haben wir mit der Einrichtung?
Ihr bringt euer Betriebswissen ein: typische Anfragen, Zuständigkeiten und gewünschte Antworten. Wir richten die Abläufe ein und testen sie gemeinsam mit euch. Den Starttermin vereinbaren wir abhängig vom Umfang und den benötigten Zugängen.
Kostenloses Erstgespräch
15 Minuten für euer Telefon.
Danach wisst ihr, was passt.
Wir schauen gemeinsam auf eure häufigsten Anrufe, eure Systeme und die Übergabe an euer Team. Wählt einfach einen Termin im Kalender.